Hoe vraag je een NIE nummer aan voor je stage in Spanje?

Hieronder vind je een uitgebreide gids over het aanvragen van een NIE nummer voor je stage in Spanje. We behandelen de volgende hoofdstukken:

1. Wat is een NIE nummer en waarom heb je het nodig?

Het NIE nummer (Número de Identificación de Extranjero) is een uniek identificatienummer voor buitenlanders in Spanje. Als Nederlandse stagiair in Spanje is dit nummer essentieel en vergelijkbaar met het BSN (Burgerservicenummer) in Nederland.

Zonder NIE kun je in Spanje geen:

• Officieel stagecontract afsluiten
• Bankrekening openen
• Mobiel abonnement afsluiten
• Huurcontract tekenen
• Salaris of stagevergoeding ontvangen
• Aanspraak maken op de Spaanse gezondheidszorg
• Erasmusbeurs ontvangen

Het NIE nummer bestaat uit een letter, gevolgd door zeven cijfers en nog een letter (bijvoorbeeld: Y-1234567-Z). Je ontvangt het op een officieel document na goedkeuring van je aanvraag. Dit document is je bewijs dat je legaal in Spanje verblijft en stage loopt.

2. Wanneer moet je een NIE nummer aanvragen?

Voor EU-burgers (zoals Nederlanders) geldt dat je een NIE nummer moet aanvragen als je langer dan drie maanden in Spanje verblijft. Hoewel je technisch gezien 90 dagen zou kunnen wachten, is het verstandig om direct na aankomst de aanvraag in gang te zetten.

Het aanvraagproces kan namelijk enkele weken duren, en zonder NIE nummer loop je tegen allerlei praktische problemen aan. De meeste stagebedrijven zullen ook vragen om je NIE nummer voordat ze je officiële stagecontract kunnen opstellen.

Anders dan niet-EU burgers hoef je als Nederlander geen apart visum of werkvergunning aan te vragen. Het NIE nummer en een geldig paspoort/ID-kaart zijn voldoende om legaal stage te lopen in Spanje.

3. Welke documenten heb je nodig voor de aanvraag?

Voor een succesvolle NIE-aanvraag heb je de volgende documenten nodig:

Basisvereisten:

• Je paspoort of ID-kaart (origineel én fotokopie)
• Ingevuld aanvraagformulier EX-18 (voor EU-burgers) of EX-15 (voor niet-EU burgers)
• Bewijs van je stage (stageovereenkomst/contractaanbieding)
• Pasfoto’s (meestal 2 stuks)
• Bewijs van ziektekostenverzekering (EHIC/Europese zorgpas plus verzekeringspolis)
• Bewijs van voldoende financiële middelen (bankafschrift, beurstoekenning of stagevergoedingsverklaring)
• Betaalbewijs van de administratieve kosten (meestal rond €10-15)

Aanvullende documenten die soms gevraagd worden:

• Bewijs van inschrijving bij je onderwijsinstelling
• Een internationale geboorteakte (met apostille)
• Bewijs van woonadres in Spanje (huurcontract of verklaring van verhuurder)

Het is verstandig om meerdere kopieën van al je documenten te maken en deze ook digitaal beschikbaar te hebben. De precieze vereisten kunnen variëren per kantoor en regio, dus informeer vooraf bij het lokale immigratiekantoor of bij het Spaanse consulaat.

4. Stap-voor-stap aanvraagproces in Spanje

Als je al in Spanje bent, volg je deze stappen om je NIE nummer aan te vragen:

1. Maak een afspraak bij de Oficina de Extranjería

In grote steden zoals Madrid, Barcelona, Valencia of Málaga moet je een afspraak maken bij de Oficina de Extranjería (vreemdelingendienst) of bij de Policía Nacional. Dit doe je online via de officiële website van de Spaanse politie. Kies voor “Cita Previa” (afspraak maken) en vervolgens voor “Trámites Policía Nacional”. Selecteer dan “Certificado de Registro de Ciudadano de la UE” (voor EU-burgers).

De website is alleen in het Spaans beschikbaar, dus gebruik een vertaaltool of vraag hulp aan een Spaanstalige vriend of collega. In populaire steden kunnen de wachttijden voor een afspraak oplopen tot enkele weken, dus plan dit direct na aankomst.

2. Download en vul het aanvraagformulier in

Download het juiste formulier van de officiële website:

• EX-18 voor EU-burgers (Certificado de Registro de Ciudadano de la UE)
• EX-15 voor niet-EU burgers (Solicitud de Número de Identidad de Extranjero)

Vul het formulier volledig in en onderteken het. Het formulier is in het Spaans, dus gebruik een vertaaltool of laat je helpen door iemand die Spaans spreekt.

3. Bereid je documenten voor

Verzamel alle vereiste documenten (zie vorige hoofdstuk) en maak kopieën. Zorg dat je zowel de originelen als de kopieën meeneemt naar je afspraak.

4. Betaal de administratieve kosten

Voor de aanvraag moet je leges betalen, meestal tussen €10-15. Je kunt dit vaak doen bij een bank voorafgaand aan je afspraak. Vraag naar het formulier “Modelo 790 Código 012” bij de bank of download het online. Bewaar het betalingsbewijs goed.

5. Ga naar je afspraak

Zorg dat je ruim op tijd bent voor je afspraak en neem alle documenten mee. De ambtenaar zal je documentatie controleren en mogelijk vragen stellen over je verblijf en stage in Spanje. In sommige gevallen krijg je je NIE-certificaat direct mee, maar vaker duurt het enkele dagen tot weken voordat je het kunt ophalen.

6. Haal je NIE-certificaat op

Als je NIE niet direct verstrekt wordt, krijg je een volgnummer of een nieuwe afspraak om je certificaat op te halen. Bewaar deze informatie goed. Op de aangegeven datum ga je terug om je officiële NIE-document op te halen.

Hieronder een visuele weergave van hoe je een NIE nummer moet aanvragen

5. NIE aanvragen vanuit Nederland (via het consulaat)

Het is ook mogelijk om je NIE nummer vanuit Nederland aan te vragen voordat je naar Spanje vertrekt. Dit doe je via het Spaanse consulaat in Amsterdam. Hiervoor volg je deze stappen:

1. Maak een afspraak bij het Spaanse consulaat

Bezoek de website van het Spaanse consulaat in Amsterdam en maak een afspraak voor “NIE-aanvraag”. Zorg dat je dit ruim van tevoren doet, want er kunnen wachttijden zijn.

2. Verzamel alle benodigde documenten

Voor een aanvraag via het consulaat heb je dezelfde documenten nodig als bij een aanvraag in Spanje. Aanvullend kan het consulaat vragen om:

• Een officiële vertaling van bepaalde documenten
• Een motivatiebrief waarin je uitlegt waarom je een NIE nodig hebt
• Bewijs van je stageplaats (acceptatiebrief of stageovereenkomst)

3. Ga naar je afspraak

Neem alle documenten mee naar je afspraak bij het consulaat. Het is aan te raden om ook kopieën van alles bij je te hebben.

4. Betaal de consulaire kosten

De kosten voor een NIE-aanvraag via het consulaat kunnen hoger zijn dan in Spanje zelf (vaak rond €20-30). Je kunt meestal alleen met pinpas betalen.

5. Wacht op je NIE-certificaat

Na je aanvraag duurt het meestal 4-6 weken voordat je NIE-certificaat klaar is. Je kunt het persoonlijk ophalen bij het consulaat of tegen extra kosten laten opsturen.

Belangrijk: Een NIE aanvragen via het consulaat is niet altijd de snelste of meest efficiënte methode. Veel stagiairs ervaren dat het ter plekke in Spanje aanvragen uiteindelijk makkelijker gaat, vooral omdat je daar direct met de juiste instanties kunt communiceren.

6. Veelgemaakte fouten en hoe je deze voorkomt

Fout 1: Te laat beginnen met de aanvraagprocedure

Veel stagiairs onderschatten hoe lang het proces kan duren. In drukke periodes (zoals aan het begin van het academisch jaar) kunnen de wachttijden voor een afspraak oplopen tot meerdere weken.

Oplossing: Begin zodra je weet dat je in Spanje stage gaat lopen met het verzamelen van je documenten. Maak direct na aankomst in Spanje een afspraak, of zelfs eerder vanuit Nederland als het online afsprakensysteem dit toelaat.

Fout 2: Incomplete documentatie

Niets is frustrerender dan bij je afspraak te horen dat er een document ontbreekt, waardoor je het hele proces opnieuw moet starten.

Oplossing: Dubbel-check de vereiste documenten bij de specifieke Oficina de Extranjería waar je naartoe gaat. Elke regio kan net iets andere eisen stellen. Neem altijd extra documenten mee die nuttig kunnen zijn, zoals bewijs van inschrijving bij je onderwijsinstelling en een kopie van je stageovereenkomst.

Fout 3: Fouten op het aanvraagformulier

Het Spaanse formulier is soms moeilijk te begrijpen en fouten kunnen leiden tot afwijzing.

Oplossing: Laat iemand die vloeiend Spaans spreekt het formulier controleren voordat je het indient. Veel stagebedrijven of bemiddelingsbureaus bieden hulp hierbij.

Fout 4: De verkeerde procedure volgen

Er zijn verschillende procedures voor EU- en niet-EU-burgers, en soms is er verwarring over welk formulier te gebruiken.

Oplossing: Als EU-burger (Nederlander) gebruik je het formulier EX-18 voor het “Certificado de Registro de Ciudadano de la UE”. Dit is technisch gezien iets anders dan een NIE-aanvraag voor niet-EU-burgers, maar je krijgt wel een NIE-nummer toegewezen op dit certificaat.

Fout 5: Afhankelijk zijn van één methode

Soms zijn er geen afspraken beschikbaar via het online systeem, wat kan leiden tot lange vertragingen.

Oplossing: Er zijn verschillende manieren om een afspraak te krijgen. Naast het online systeem kun je ook vroeg in de ochtend zonder afspraak langsgaan bij sommige kantoren, of gebruik maken van diensten die afspraken monitoren en je waarschuwen wanneer er iets vrijkomt.

7. Praktische tips van andere stagiairs

Uit gesprekken met Nederlandse stagiairs die het proces recent hebben doorlopen, komen deze waardevolle tips naar voren:

Taalbarrière overwinnen

“Bij de Oficina de Extranjería spreken ze meestal alleen Spaans. Als je de taal niet machtig bent, neem dan een Spaanssprekende vriend of collega mee. Dit kan het verschil maken tussen een geslaagde en een mislukte aanvraag.” – Emma, stagiaire in Barcelona

Vroeg arriveren

“Ook al heb je een afspraak, ga toch minstens 30 minuten eerder. De wachtrijen kunnen lang zijn en soms werken ze op een volgnummersysteem naast de afspraken.” – Thomas, stagiair in Madrid

Kopiëren en digitaliseren

“Maak van alle documenten minstens drie kopieën én scan ze in. Spaanse bureaucratie kan onvoorspelbaar zijn, en je weet nooit wanneer je extra kopieën nodig hebt. Ik moest voor één procedure vijf keer terugkomen en telkens nieuwe kopieën meenemen.” – Sophie, stagiaire in Valencia

Bemiddelingsbureau inschakelen

“Als je via een stagebemiddelingsbureau naar Spanje gaat, informeer dan of zij kunnen helpen bij het NIE-proces. Veel bureaus bieden deze service aan en weten precies wat er nodig is voor jouw specifieke situatie.” – Lieke, stagiaire in Málaga

Wees voorbereid op wachten

“Geduld is essentieel. Het proces kan dagen, weken of zelfs maanden duren. Zorg dat je een tijdelijke oplossing hebt voor zaken die een NIE vereisen, zoals een tijdelijk contract of een pre-paid telefoonkaart.” – Joris, stagiair in Sevilla

8. Wat te doen na ontvangst van je NIE

Zodra je je NIE-certificaat hebt ontvangen, zijn er enkele belangrijke vervolgstappen:

Maak meerdere kopieën

Maak direct meerdere kopieën van je NIE-certificaat en bewaar het origineel op een veilige plaats. Veel instanties zullen om een kopie vragen, maar het origineel hoef je zelden fysiek af te geven.

Registreer je bij de gemeente

In veel gevallen moet je je ook registreren bij de gemeente waar je woont, het zogenaamde “empadronamiento”. Dit is niet altijd verplicht voor korte stages, maar kan nuttig zijn voor toegang tot bepaalde diensten of het aanvragen van een lokale bibliotheekpas.

Open een Spaanse bankrekening

Met je NIE kun je een lokale bankrekening openen, wat handig is voor het ontvangen van je stagevergoeding en het betalen van huur en rekeningen. Banken als Santander, BBVA en CaixaBank hebben vaak Engelstalige service en speciale rekeningen voor buitenlanders.

Update je stagecontract

Geef je NIE-nummer door aan je stagebedrijf zodat zij je officiële stagecontract kunnen finaliseren en je kunnen aanmelden bij de Spaanse sociale zekerheid als dat nodig is.

Vraag eventueel een Sociale Zekerheidskaart aan

Als je een betaalde stage doet, heb je mogelijk ook een Spaans sociaal zekerheidsnummer nodig. Je stagebedrijf kan je hierbij helpen en zal je meestal aanmelden bij de Seguridad Social.

9. Veelgestelde vragen

---

Met deze gids ben je goed voorbereid op het aanvragen van je NIE-nummer voor je stage in Spanje. Door deze stappen te volgen en de veelgemaakte fouten te vermijden, zal het proces hopelijk soepel verlopen. Onthoud dat het aanvragen van een NIE weliswaar wat bureaucratisch kan zijn, maar het is een essentiële stap om volledig te kunnen profiteren van je Spaanse stage-ervaring. ¡Buena suerte!Retry